Max Gratz, Gründer und CEO der iusta GmbH, über den Status quo im Bereich der digitalisierten Rechtsdienstleistungen und die Potenziale innerhalb der Branche.
In welchen Bereichen siehst du die größten Entwicklungspotenziale für Kanzleien, die mit der rasch fortschreitenden Digitalisierung Schritt halten möchten?
Potenziale gibt es sicherlich viele, es muss aber nicht immer gleich die Anschaffung neuer Software oder der Gang in die Cloud sein. Ich denke, dass viele, gerade kleinere Kanzleien, erstmal bestehende Prozesse hinterfragen und organisatorisch neue Wege einschlagen sollten. Dabei geht es insbesondere um die alte Leier: “Das haben wir schon immer so gemacht.” Ein problematisches Mantra, das nicht nur im Bereich der Rechtsdienstleistungen Entwicklung lange Zeit gehemmt hat. Kanzleien, die diese Denke ablegen, sehen sich dann häufig klassischen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen gegenüber:
Wie erhöhe ich die Qualität meiner Dienstleistung und spare gleichzeitig Kosten ein? Welche Skaleneffekte kann ich, insbesondere im Bereich der Massenschadensfälle, heben? Zusammenfassend gesagt: Wie kann ich als Kanzlei mehr Akten in höherer Qualität und in kürzerer Zeit bearbeiten?
Das ist eine gute Frage! Hast du die Antwort bereits parat?
Prozessorientiertes Arbeiten, also das Vereinheitlichen von Arbeitsschritten entlang eines „Fahrplans“, ist häufig ein erster wichtiger Schritt in die richtige Richtung und ermöglicht es, das eigene Handeln transparent und messbar zu machen.
So einfach ist das?
Ja und Nein – denn das prozessorientierte Arbeiten ist nur der erste Schritt. Um hocheffiziente Prozesse abbilden zu können, ist man auf die passende Softwarelösung angewiesen.
Kannst du uns die ideale Kanzleisoftware in einem Satz beschreiben?
Eine ideale Kanzleisoftware zeichnet sich dadurch aus, dass sie zum einen alle Standardprozesse wie die Akten-, Aufgaben- und Fristenverwaltung sowie Korrespondenzen exzellent unterstützt, gleichzeitig aber so offen und flexibel gestaltet ist, dass sie mit der Kanzlei und ihren Aufgaben mitwächst und sich an die individuellen Prozesse der Kanzlei anpasst.
Doch gerade diese Symbiose aus sehr gut entwickelten Standardmodulen in Kombination mit einem hohen Grad an Freiheit zur weiteren Anpassung ist in der Praxis schwer zu finden.
Viele Kanzleien, die auf uns zukommen, sind den ersten Schritt bereits gegangen und haben recht genaue Vorstellungen von Abläufen und Automatisierungspotenzialen innerhalb ihrer Kanzlei-Prozesse. Im nächsten Schritt stellen sie fest, dass ihre aktuelle Kanzleisoftware einen Großteil dieser gewünschten Optimierungen nicht abbilden kann. Dies ist in der Regel dem Umstand geschuldet, dass die am weitesten verbreiteten Systeme aus einer Zeit stammen, in der die Kanzleisoftware lediglich die Arbeit mit der klassischen Papierakte flankieren sollte. Entsprechend starr sind die Datenmodelle. Auch Module zur Automatisierung von Arbeitsschritten sucht man in der Regel vergeblich.
Und das ist bei iusta anders…?
iusta ist als Legal Automation Plattform hingegen stark daten- und prozessgetrieben. Den Kern bildet ein frei konfigurierbares CRM-System, in welchem sich die gesamte Fallbearbeitung abbilden lässt. Dazu zählen u.a. klassische Module zur Verwaltung von Mandanten, Akten, Fristen, Aufgaben, Dokumenten, etc. Hier hört es allerdings nicht auf: Mit iusta lassen sich fallgruppenspezifische Datenmodelle konfigurieren. Eine Akte besteht dabei aus beliebig vielen Datenpunkten, wir sprechen in diesem Zusammenhang gerne von „strukturierten Daten“. Diese Daten können aus verschiedenen Quellen, wie komplexen Dokumenten, Telefonaten mit Mandanten oder Webformularen stammen. Informationen aus diesen Quellen werden auf wenige maschinell verarbeitbare Datenpunkte zusammengefasst. Im Fall einer Ladung zum Beispiel: Ein Datum zum Gerichtstermin und die Information, ob der Termin in Präsenz oder per Video stattfinden wird. So lässt sich jedes umfangreiche Dokument in wenigen Feldern abbilden. Sobald die Daten strukturiert im System aufbereitet sind, werden repetitive Arbeitsschritte mittels der iusta Workflow Engine automatisiert. In dieser lassen sich Workflows modellieren, die beispielsweise Entscheidungen treffen, Berechnungen durchführen, Dokumente generieren oder Kommunikation mit verschiedenen Parteien des Verfahrens betreiben. Dabei muss man als Verwender nicht jedes Rad neu erfinden, denn eine große Anzahl vorkonfigurierter Bausteine ermöglicht es, externe Lösungen, zum Beispiel den vollautomatisierten Versand von Briefen über eine Druckerei, direkt in Workflows einzubinden. Sowohl bei der Gestaltung der Workflows als auch bei der Gestaltung des Datenmodells bleibt es jeder Kanzlei selbst überlassen, ob menschliche Bearbeiter granular in einzelnen Arbeitsschritten vom System entlastet werden, oder ganze Verfahrensabschnitte automatisiert im Hintergrund abgewickelt werden sollen. So ist jeder unserer Partner in der Lage, sein ganz eigenes iusta zu gestalten.
Seid ihr damit allein am Markt?
Nein. In den letzten Jahren hat eine Vielzahl innovativer Softwaretools den Markt geradezu überschwemmt. Doch Vorsicht: Bei dem Großteil der am Markt bestehenden Tools handelt es sich um Insellösungen, also Anwendungen, die sich auf bestimmte Prozessabschnitte spezialisiert haben und für diese Lösungen bereitstellen. An sich ein guter Ansatz! Allerdings bedeutet dies für interessierte Kanzleien, dass für die Abbildung des gesamten Prozesses eine Vielzahl verschiedener Softwares eingekauft und in die eigene Softwarelandschaft integriert werden muss. Hierbei besteht die Herausforderung darin, die Tools miteinander zu verdrahten und einwandfrei miteinander interagieren zu lassen. Doch selbst wenn die Verbindung der Systeme gelingt, bildet der entstehende “Flickenteppich” ein nicht zu unterschätzendes Risikopotenzial. Beispielhaft genannt sind hier Systembrüche: Also die Herausforderung, Daten, welche in unterschiedlichen Systemen genutzt werden, zum einen mehrfach eintragen zu müssen und zum anderen im Anschluss über die gesamte Systemlandschaft aktuell zu halten.
Okay, zurück zu iusta – Wie hebt ihr euch vom Markt ab?
Ich denke, unser wichtigstes Alleinstellungsmerkmal ist der ganzheitliche Ansatz, also unser Anspruch, die juristische Arbeit von Anfang bis Ende zu durchdringen. iusta ist eine All-In-One Plattform, die alle Facetten einer digitalen, (teil-) automatisierten Mandatsbearbeitung abbildet. Wir verknüpfen über Jahrzehnte gereifte juristische Best Practices mit aktuellen Technologien. Die bereits angesprochenen hohen Freiheitsgrade bei der Konfiguration von iusta erlauben es unseren Kanzleien, ihre ureigene Identität zu erhalten und trotzdem wettbewerbsfähig zu digitalisieren. So können wir mittelständischen Kanzleien für jedes Rechtsgebiet eine Lösung anbieten, die Wachstum und Skalierung ermöglicht. Unsere Partner genießen einen Wettbewerbsvorteil, der noch auf Jahre bestehen wird – und unsere Entwicklung bleibt nicht stehen!
Was sind eure “großen Themen” für die nahe Zukunft?
Der Großteil eines jeden Rechtsstreits findet aktuell leider auf Papier statt – Unmengen von Papier. Ein Umstand, der sich meiner Einschätzung nach in naher Zukunft auch nicht ändern wird.
Doch um Prozesse zu automatisieren, benötigen wir Daten in bereinigter und strukturierter Form. Hier sehe ich großes Potenzial darin, unsere Partner bei der Transferleistung vom Papier hin zu strukturierten Daten noch besser zu unterstützen. Deshalb widmen wir uns aktuell besonders dem Projekt “iusta Document AI”.
Das Projekt besteht hierbei aus zwei Modulen: Eingehend sollen Dokumente in unserem Posteingang mittels Machine Learning automatisch klassifiziert werden. Haben wir einmal den Typ eines Dokuments erkannt, folgen darauf aufbauend Automatisierungen, z.B. die Extraktion einzelner Datenpunkte aus dem Dokument oder die Erstellung von Antwortschreiben. Durchlaufzeiten im Posteingang können so enorm verkürzt und die Menge an manuellen Arbeitsschritten für die Mitarbeiter nachhaltig verringert werden.
Vielen Dank, Max!
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Sie sind den ersten Schritt bereits gegangen und haben Automatisierungspotenziale in Ihrer Kanzlei identifiziert? Lassen Sie uns reden: https://www.iusta.io.
