Gastbeitrag iusbote: Trotz ständig geänderter rechtlicher Vorgaben den Überblick behalten? Wie iusbote hilft

Seit Jahresbeginn sind in Österreich ca 35.000 neue Entscheidungen, Rechtssätze und Gesetzblätter herausgekommen. Dazu kommt diverses Softlaw. Neben den üblichen Aufgaben von Jurist:innen möchte diese Masse an Rechtsakten beobachtet
werden, damit ein relevanter Rechtsakt nicht übersehen wird. Ein übersehener, relevanter Rechtsakt kann eine Haftung, ein Verwaltungsverfahren oder einen Wettbewerbsnachteil nach sich ziehen. Allesamt Folgen, die Unternehmen unter allen Umständen vermeiden
möchten. Das Überwachen von neuen Rechtsakten ist daher unverzichtbar. Genau vor dieser Herausforderung stand ich vor einigen Jahren.

Schnell hat sich herausgestellt, dass das Überwachen von neuen Rechtsakten eine Aufgabe ist, die sehr zeitintensiv ist. Das hat mehrere Gründe:

Das hat einerseits damit zu tun, welche Stellen neue Rechtsakte veröffentlichen. Die Spanne ist extrem weit und beinhaltet von Bundesgesetzblättern im Rechtsinformationssystem, Beschlüsse im Parlament, bis hin zu branchenüblichen
Themen, wie Begutachtungsentwürfe der E-Control. All diese Informationen werden auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht. Das eigentliche Überwachen beinhaltet daher all diese Plattformen zu kennen und sich auf diesen Plattformen effizient zurecht zu finden.

Aus dieser Vielzahl an Plattformen resultiert ein zweiter, weitaus größerer Zeitfresser: Die Informationen zu den neuen Rechtsakten müssen abgeholt werden. Einige wenige Plattformen bieten eine aktive Informationsübermittlung
an, die im schlechtesten Fall nach nicht nachvollziehbaren Kriterien vorgefiltert ist. Solche vorgefilterten Übermittlungen bergen dasselbe Problem, wie wenn kein Monitoring betrieben wird und helfen daher nur bedingt weiter.

Hat man diese Informationen erst einmal gefunden, steht man vor einer noch viel größeren Herausforderung: Man muss die Relevanz jedes einzelnen Rechtsakts für das Unternehmen prüfen. Das mag in einigen Fällen sehr einfach sein,
jedoch bei weitem nicht in allen.

Aus meiner eigenen Erfahrung nimmt ein gutes und umfangreiches Monitoring mehrere Stunden pro Woche in Anspruch. Das ist wertvolle Arbeitszeit, die für andere Projekte womöglich fehlt oder die man gerne in andere Tätigkeiten
investiert.

Für diese Herausforderungen gab es zwar auf dem Markt Lösungen, allerdings waren dies (a) zu teuer, (b) mit Features überladen, die es für ein effizientes Monitoring nicht benötigt, sondern eher ablenken, (c) einen derart hohen
Verwaltungsaufwand mit sich bringen, dass der Effizienzgewinn der eigentlichen Arbeit vollständig vernichtet worden ist oder (d) alle Drei zusammen.

Vor allem überraschend war für mich, dass es keine für Juristen maßgeschneiderte Lösung gab.

Zur Lösung dieser Herausforderungen habe ich mich dafür entschieden, iusbote zu entwickeln. iusbote soll für den Anwender:innen sowohl die Vielzahl an Rechtsakten zu einer kleinen, relevanten Anzahl für
den Anwender reduzieren und gleichzeitig die erste Frage nach der Betroffenheit beantworten.

Dazu nutzt iusbote ein mehrfach redundantes System, um zu vermeiden, dass auch nur ein Rechtsakt verpasst wird. Dieses System stellt sicher, dass jeder publizierte Rechtsakt von dem System verarbeitet wird und daher 100% aller
publizierten Rechtsakte vom System erfasst werden. Für Kunden hat dies den großen Vorteil, dass Kunden keinen Rechtsakt verpassen.

Jeder Rechtsakt wird daraufhin kategorisiert und gleichzeitig eine Zusammenfassung mittels künstlicher Intelligenz erstellt. Die Zusammenfassungen sind rechtsaktspezifisch und folgen immer demselben Schema. Dieses Schema versetzt
Anwender in die Lage, blitzschnell zu erkennen, ob ein Rechtsakt näher betrachtet werden muss oder ob dieser für den Anwender nicht näher von Bedeutung ist.

Die KI-Zusammenfassungen sind dabei so gestaltet, dass sowohl eine Fachabteilung, als auch Juristen mit ausschließlich der Zusammenfassung die Frage beantworten können, ob ein Rechtsakt genauer betrachtet werden sollte oder nicht.

Gepaart mit einem Filtersystem, das auf jeden Kunden individuell anpassbar ist, reduziert iusbote die Arbeitszeit für das Monitoring signifikant und stellt gleichzeitig sicher, dass relevante Rechtsakte
im Blick behalten werden.

Durch die Einführung neuer Software wird sich die Arbeitsweise von Juristen ändern. Aktuell ist aus meiner Erfahrung jedoch E-Mail immer noch das von Jurist:innen meistgenutzte System zur Kommunikation und zur alltäglichen Arbeit.
Per E-Mail werden sowohl Anfragen, als auch dessen Antworten übermittelt. Ein effizientes Monitoring hat sich daher der Arbeitsweise anzupassen. Es soll möglichst keinen zusätzlichen Aufwand erzeugen, nur damit im Anschluss die eigentliche Arbeit erledigt
werden kann. Daher steht die Effizienz bei iusbote im Vordergrund.

Aus dieser Überlegung werden die Berichte per E-Mail an die Anwender übermittelt. Der Anwender kann dabei wählen, ob der Bericht direkt in der E-Mail dargestellt werden soll, oder z.B. im Anhang einer E-Mail als
PDF.

Rechtsmonitoring ist eine bislang sehr zeitintensive Tätigkeit. Durch die Hilfe von offenen Daten und künstlicher Intelligenz eröffnen sich die Möglichkeit der Automatisierung von Rechtsmonitoring und darüber hinaus auch die
Analyse der Relevanz und der Betroffenheit von einzelnen Rechtsakten. Der regelmäßige Monitoring-Aufwand schrumpft dadurch wesentlich und die frei gewordene Zeit kann sinnvoll in andere Tätigkeiten investiert werden.