Laut einer von OpenText gesponserten aktuellen Studie von Legal Business müssen sich Organisationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz vermehrt mit regulatorischen und Whistleblower-Untersuchungen auseinandersetzen.
Die wichtigsten Gründe für Untersuchungen
Für die Studie wurden leitende Juristen, Compliance-Verantwortliche und Ermittlungsspezialisten in Unternehmen und Kanzleien in der DACH-Region nach den wichtigsten Gründen für Untersuchungen befragt. Am häufigsten genannt wurden:
– Internes Verhalten von Beschäftigten (61 %)
– Anschuldigungen wegen krimineller Aktivitäten eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens (43 %)
– Personalangelegenheiten im Zusammenhang mit Freistellungen und unrechtmäßigen Entlassungen (28 %)
– Anschuldigungen wegen krimineller Aktivitäten eines Mitarbeiters außerhalb des Unternehmens (21 %)
Doch das Spektrum der durchgeführten Untersuchungen ist noch viel breiter. So gaben die Befragten an, dass sie in den letzten drei Jahren mindestens einmal die folgenden Arten von Ermittlungen durchgeführt haben: Klagen einer Einzelperson, Klagen einer anderen Organisation sowie kartellrechtliche Auskunftsverlangen seitens einer Aufsichtsbehörde kamen bei den Befragten jeweils zu 25,5 % vor. Aufgrund von Whistleblower-Anschuldigungen ausgelöste Anfragen seitens einer Aufsichtsbehörde spielten bei 23,4 % der Studienteilnehmer ebenfalls eine wichtige Rolle.
In Bezug auf die Komplexität der Ermittlungen nannten die Befragten an erster Stelle Anfragen im Zusammenhang mit Geschäftspraktiken (38 %), kartellrechtliche Untersuchungen (36 %) und interne Vorfälle im Zusammenhang mit dem Verhalten von Mitarbeitern (34 %). Klagen von anderen Organisationen (23 %) und Ermittlungen aufgrund von Whistleblower-Anschuldigungen (21,3 %) zählten ebenfalls zu den schwierigsten Untersuchungen in punkto Komplexität. Dies ist wichtig, denn die Komplexität einer Untersuchung hat einen erheblichen Einfluss auf ihre Durchführung und ob die Hilfe von Ermittlungsexperten in Anspruch genommen werden sollte.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften als Treiber von Untersuchungen
Es ist keine Überraschung, dass diese Art von Ermittlungen auf der Prioritätenliste von Führungskräften ganz oben stehen. Man denke nur an den verschärften Rechtsrahmen und den speziellen Schutz, den Hinweisgeber seit der Whistleblower-Richtlinie in der DACH-Region genießen. Hier einige weitere Beispiele: Neue Leitlinien für Untersuchungen in Deutschland sehen eine potenzielle Minderung von Strafen vor, wenn das Unternehmen interne Untersuchungen durchgeführt hat, die zur Klärung des Straftatbestands beigetragen haben (und dadurch interne Ermittlungen gegen Beschäftigte und mögliche kriminelle Aktivitäten beschleunigt wurden). Das neue deutsche Wettbewerbsrecht erweitert die Ermittlungsbefugnisse der Kartellbehörden, unter anderem bei sogenannten Dawn Raids (überraschenden Durchsuchungen). Bei Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden inzwischen saftige Bußgelder in Höhe von bis zu 35,3 Mio. Euro verhängt
Maximale Compliance, minimales Risiko: schnell die Fakten sichern
Der Untersuchungsaufwand hat in den Unternehmen der DACH-Region deutlich zugenommen. Dabei darf man nicht vergessen, dass interne Ermittlungen und Compliance-Audits früher und öfter nötig werden, um erste Anzeichen von potenziellen Verstößen rechtzeitig zu erkennen und um umgehend auf behördliche oder regulatorische Anfragen reagieren zu können.
In der Umfrage gaben 48 % der Teilnehmer an, dass Untersuchungen innerhalb einer Woche nach Bekanntwerden des Problems eingeleitet wurden. Weitere 46 % sagten, dass die Ermittlungen innerhalb eines Monats nach Kenntnisnahme starteten. Nur bei 6 % dauerte es zwei Monate oder länger, bis Ermittlungen aufgenommen wurden.
Dazu Simon Price, VP Sales, OpenText Legal Tech: „Weil sie schneller Einblick in die Fakten gewinnen und Risiken minimieren wollen, entscheiden sich Unternehmen aktiv für eine Partnerschaft mit uns. Auf diese Weise haben sie sofort Zugriff auf die Axcelerate Investigations-Technologie und die Recon Services von OpenText, wenn eine neue Untersuchung beginnt.“
Die kompletten Studienergebnisse können Sie hier herunterladen. Weitere Informationen zu den OpenText-Lösungen für Untersuchungen finden Sie auf der OpenText™ Recon™-Website.
Autor
Christoph Schindelar ist Senior Account Executive bei OpenText, einem global tätigen Legal Tech-Anbieter. OpenText unterstützt führende Kanzleien und Unternehmen bei Sachverhaltsaufklärungen mit hoch innovativen Dienstleistungen in den Bereichen Forensik, eSearch-Software, sowie mit Personal für die Erstsichtung von Datenbeständen, um relevante Informationen innerhalb großer Datenmengen schneller zu finden.
