Im Jahr 2023 hat die Digitalisierung in vielen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen bereits einen festen Platz. Zahlreiche Prozesse sind bereits digitalisiert und der klassische Briefversand wird ausgelagert. Zudem werden vermehrt Softwarelösungen eingesetzt, die interne Abläufe optimieren sollen – von der elektronischen Akte über Dateimanagementsysteme bis hin zu Rechtsdatenbanken. Legal Tech scheint das Schlagwort der Stunde zu sein. Wer die Tools zur Digitalisierung juristischer Tätigkeiten richtig einsetzt, kann nicht nur bestimmte Arbeitsprozesse beschleunigen, sondern auch gleichbleibende Qualität gewährleisten.
Doch gehört Legal Tech wirklich zur Standardpraxis in Anwaltskanzleien? Die Realität zeigt oft ein anderes Bild. Gespräche mit Anwält:innen über den aktuellen Stand der Branche offenbaren nach wie vor viele Vorbehalte und Skepsis gegenüber Legal Tech und der digitalen Transformation. Die Digitalisierung bringt neue Herausforderungen mit sich. Einige Kanzleien hat bereits die Einführung der digitalen Akte ins Straucheln gebracht und der Aufwand im Vergleich zum Nutzen wird schnell als unverhältnismäßig wahrgenommen. Eine vollständig papierlose Kanzlei erscheint für viele noch in weiter Ferne.
Aber wo sollte man anfangen? Wir sind der Meinung, dass es wichtig ist, zunächst zuzuhören. Deshalb haben wir einige der Bedenken gegenüber Legal Tech herausgegriffen und möchten sie anhand unserer E-Signaturplattform MOXIS entkräften. Denn die rechtsgültige elektronische Signatur ist ein sehr einfaches, aber effektives Instrument des Legal Tech und dient der Vereinfachung des Rechtsverkehrs und zur Erhöhung der Rechtssicherheit.
„Es fehlen die Ressourcen – für kleine Kanzleien nicht handelbar“
Ja, für kleinere Kanzleien stellt der Einsatz von Legal Tech eine gewisse Herausforderung dar: allein zur Auswahl der passenden Lösung sind Anwälte oftmals schon gezwungen, sich technisches Know-how und oft auch Datenschutzexpertise anzueignen. Und gerade zu Beginn ist ein gewisser organisatorischer Aufwand unumgänglich.
Bevor Sie an die Integration von Legal Tech-Lösungen denken, die Ihre Anwaltsleistungen unmittelbar ersetzen, ist es gerade für kleine Kanzleien ratsam, mit Tools zu starten, die Sie bei der klassischen Anwaltstätigkeit unterstützen. Ein Beispiel hierfür sind Unterschriftenprozesse, weil diese einen wesentlichen Teil der täglichen Kanzleiarbeit ausmachen und sich mit MOXIS in unter 30 Minuten digitalisieren lassen. Indem Sie Signaturprozesse digital abwickeln und rechtsgültige Unterschriften auf elektronischem Weg einholen, erzielen Sie schnell positive Effekte: Zeitersparnis, Kostenreduktion, Ortsunabhängigkeit, verbesserte Umweltfreundlichkeit, zuverlässige Nachverfolgung, effizientere Archivierung und vieles mehr.
„Datenschutz als riesige Herausforderung“
Um die Daten vor unbefugten Zugriffen oder Verlust zu schützen, erfordert die zunehmende Digitalisierung in Kanzleien natürlich entsprechende Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen. Rechtsanwält:innen haben es überwiegend mit sensiblen personenbezogenen Daten zu tun. Im Umgang mit diesen Informationen war schon immer besonders viel Vorsicht geboten, die Umsetzung der DSGVO hat die Anforderungen zusätzlich erhöht.
Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, alle in Betracht gezogenen Softwarelösungen für Ihre Kanzlei sorgfältig hinsichtlich Ihrer Datenschutzanforderungen zu betrachten. Anwaltskanzleien ohne eigenen Datenschutzbeauftragten stoßen hier schnell an ihre Grenzen. In solchen Fällen ist es umso wichtiger, einen zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Unsere E-Signaturlösung MOXIS steht für Sicherheit und Datenschutzkonformität. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllt die Anforderungen der DSGVO in mehrfacher Hinsicht. Zunächst sind bei unserer elektronischen Unterschriftenmappe die Prinzipien Privacy by Design und Privacy bei Default im Sinne der DSGVO gewahrt, ganz im Gegensatz zu vergleichbaren US-Softwarelösungen. Darüber hinaus ist die Menge der in MOXIS verarbeiteten Daten gemäß DSGVO so gering wie möglich.
„Cloud-Lösungen sind in Österreich nicht nutzbar“
Für einige Bereiche des Legal Tech gibt es für den österreichischen Markt nur eine begrenzte Auswahl an Optionen. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass aufgrund der strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen im anwaltlichen Berufs- und Standesrecht die Mehrheit der Anwaltskanzleien lokale Server zur Datenspeicherung verwendet. Die Verwendung von Cloud-Lösungen erfordert, dass die Rechenzentren, von denen aus den Daten gehandhabt werden, in Österreich ansässig sind, was oft nicht der Fall ist. Bei der MOXIS Cloud-Lösung schon. Hier gewährleisten höchstmögliche zertifizierte Rechenzentren, allesamt aus dem DACH-Raum maximale Sicherheit und die Verfügbarkeit Ihrer Daten.
„Spart man wirklich Zeit und Geld?“
Die kurze Antwort lautet: ja. Die digitale Signatur gilt als ein wichtiger Schlüssel zu mehr Effizienz im Kanzleialltag. Sie ermöglicht es, rechtsgültige Unterschriften für Dokumente in wenigen Minuten, statt in Tagen oder gar Wochen einzuholen. Die Digitalisierung sämtlicher Signaturprozesse bringt bis zu 90 % mehr Zeit – und das mit sehr überschaubarem Implementierungsaufwand. Darüber hinaus entfallen durch den Einsatz der digitalen Signatur mit MOXIS die Kosten für das Drucken, Versenden und Archivieren von Verträgen sowie natürlich die damit verbundenen Personalkosten. Dies kann zu einer Ersparnis von bis zu 25 € pro Vertragsdokument führen und bis zu 75 % der Gesamtkosten einsparen. Dabei ist es wichtig zu betonen, dass der Einsatz der digitalen Unterschrift allen Beteiligten im Vertragsprozess einen deutlichen Mehrwert bietet. Sie steigert die Produktivität von Mitarbeiter:innen und bietet Mandant:innen eine schnelle, bequeme Lösung.
„Die Technik erscheint noch nicht genug ausgereift“
So manch eine Legal Tech Lösung ist technisch zwar machbar, erscheint jedoch für die Praxis vieler Anwaltskanzleien unrealistisch. Zudem konzentrieren sich insbesondere Anbieter von KI-basierten Legal Tech-Lösungen auf große Märkte und passen ihre Tools nicht unmittelbar an das österreichische Rechtssystem an. Dies macht es kleinen und mittelgroßen Kanzleien ohne dedizierte:n Digitalisierungsexpert:in schwer, den Überblick über die neuesten Entwicklungen zu behalten und für sich die langfristigen und nachhaltigen Lösungen zu identifizieren.
Die Technologie der E-Signatur hat sich bereits seit vielen Jahren bewährt und wird als äußerst zuverlässig und sicher angesehen. Mit der EU-weit gültigen eIDAS-Verordnung gibt es eine klare Rechtsvorschrift, welche die Verwendung von E-Signaturen und ihre rechtliche Gültigkeit sicherstellen. Dabei gewährleisten hochmoderne Verschlüsselungstechnologien die Sicherheit aller übertragenen Daten. MOXIS zeichnet sich durch benutzerfreundliche Gestaltung aus und ist auch für Personen, die nicht über ausgeprägte technische Kenntnisse verfügen, leicht nutzbar.
Unser Fazit: Auch wenn die Digitalisierung für Ihre Kanzlei wie ein großer, unüberwindbarer Berg wirkt, sollten Sie so schnell wie möglich damit beginnen. Und zwar Schritt für Schritt. Für eine gut funktionierende Kanzlei oder Rechtsabteilung ist der Einsatz der digitalen Signatur unerlässlich. Deswegen möchten wir von XiTrust genau hier ansetzen und Kanzleien auf dem Weg zur Digitalisierung begleiten.
Möchten Sie mehr über den Einsatz von MOXIS in der Legal-Branche erfahren? Dann besuchen Sie unseren Workshop im Rahmen der Legal Tech Konferenz am 8. November im Park Hyatt in Wien. Gemeinsam mit unserem Partner OMV werden wir erörtern, wie Kanzleien und Rechtsabteilungen von rechtsgültigen elektronischen Signaturen profitieren können. Die OMV wird im Talk ihre Erfahrungen aus der Anwendung von MOXIS in den letzten 3 Jahren teilen. Oder lesen Sie die Fortsetzung dieses Beitrages auf dem XiTrust Online-Magazin und erfahren Sie, wie wir auch die letzten Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung von Rechtsanwaltskanzleien beseitigen. Hier finden Sie Teil 2:
https://magazin.xitrust.com/moxis-digitalisierung-anwaltskanzlei-rechtsabteilung
