Wie RelativityOne AI nutzt, um die elektronische Beweisführung zu rationalisieren
Mindy Deneault September 8, 2022
Rund um den Erdball werden heute mehr als 7.000 Sprachen gesprochen. Davon sind 200 die Muttersprache von 88 Prozent der Weltbevölkerung. Und mit der zunehmenden Virtualisierung und Digitalisierung der Geschäftswelt sind geografische Grenzen für Unternehmen, die ihren Kundenkreis oder ihre Belegschaft erweitern wollen, ohnehin kein Hindernis mehr. So ist nicht auszuschließen, dass Sie für Ihre nächste interne Untersuchung eine Übersetzungslösung für Ihr Tool zur Datenverarbeitung benötigen. Stellen Sie sich folgende typische Situation vor: Ein in der Schweiz ansässiges Unternehmen hat Niederlassungen in ganz Europa, Produktionspartner in Asien und per Fernzugriff arbeitende Mitarbeitende in den Vereinigten Staaten. Wenn eine interne Untersuchung ansteht, bei der E-Mails und Chats zwischen Mitarbeitenden, Lieferanten und/oder Kunden überprüft werden müssen, können sich schnell mehrere Hundert oder sogar mehrere Tausend Dokumente ansammeln, die vielleicht in zehn verschiedenen Sprachen verfasst sind!
Herkömmliches Vorgehen
In diesem Szenario hat die Rechtsabteilung oder die Personalabteilung üblicherweise zwei Optionen.
Erstens: Sie beauftragt ein externes Übersetzungsbüro mit der Übersetzung der Dokumente. Das kann mitunter Wochen in Anspruch nehmen und mit einem hohen Kostenaufwand verbunden sein, weil üblicherweise pro Wort und pro Sprache abgerechnet wird. Wenn bei einer ersten Durchsicht zunächst einmal geklärt werden muss, ob die einzelnen Dokumente überhaupt relevant sind oder nicht, ist das nicht besonders effizient.
Zweitens: Man nutzt eine einfache Übersetzungs-API. Das ist zwar kostengünstiger, ist aber auch mit Sicherheitsrisiken verbunden und kann gegen die Datenschutzvorschriften verstoßen, wenn externe Schnittstellen genutzt werden. Zudem sind die sprachlichen Möglichkeiten dieser APIs zumeist begrenzt und sie unterstützen nur wenige Sprachen gleichzeitig, was für das Unternehmen in unserem Szenario keine besonders taugliche Lösung wäre. Wie kommt man also auf effiziente Weise dem Inhalt der Dokumente auf die Spur? An dieser Stelle kommt Translate in RelativityOne ins Spiel.
Abläufe optimieren mit Translate in RelativityOne
Translate in RelativityOne nutzt die Übersetzungs-API von Microsoft, um direkt auf der e-Discovery-Plattform eine robuste Enterprise-Lösung für Übersetzungen zur Verfügung zu stellen.
Mit RelativityOne kann das Revisionsteam des Schweizer Unternehmens sämtliche zu überprüfenden Daten auf der zentralen Plattform auswerten. Die Software kann in den Dokumenten automatisch mehr als 100 Sprachen erkennen. Das Revisionsteam lässt die Dokumente einfach in der gewünschten Arbeitssprache anzeigen. Die Übersetzungsergebnisse sind dank KI-Unterstützung von hoher Qualität. Dokumente können je nach Bedarf entweder in großen Batches oder einzeln übersetzt werden, und das in Minutenschnelle. Keine Informationen müssen dafür die sichere Umgebung von RelativityOne verlassen. Mit diesem Tool geraten interne Untersuchungen – und viele andere Arbeitsabläufe – nicht ins Stocken, weil erst Übersetzungen veranlasst werden müssen.
Im Vergleich zu den herkömmlichen Verfahren hat Translate in RelativityOne folgende Vorteile:
- Die Dokumente werden in ihrer ursprünglichen Form direkt in RelativityOne übersetzt. Dokumente können in großen Batches oder einzeln direkt auf der RelativityOne-Plattform in mehr als 100 Sprachen und in 12.000 Sprachkombinationen übersetzt werden, wobei die jeweilige Ausgangssprache automatisch erkannt wird.
- Das ursprüngliche Layout des Dokuments bleibt unverändert. Anders als bei anderen Lösungen wird jedes übersetzte Dokument in seinem ursprünglichen Format angezeigt. Der Kontext, der mitunter wichtige zusätzliche Informationen liefert, bleibt also stets erhalten.
- Hohe Effizienz und geringe Kosten. Die in RelativityOne integrierte Übersetzungsfunktion übersetzt Ihre Dokumente blitzschnell.
Geringes Risiko. Zu übersetzende Dokumente müssen nicht über externe Schnittstellen gesendet werden. Translate basiert auf der Azure-Infrastruktur von Microsoft, die gewährleistet, dass Ihre Daten von mehrschichtigen Sicherheitsprotokollen geschützt werden.
Eine Übersetzungslösung, die auf künstliche Intelligenz setzt
Wenn die Zeit drängt, lässt sich der Inhalt von Dokumenten mit Translate in RelativityOne schnell erfassen. Unterstützt von künstlicher Intelligenz kann das Revisionsteam des Schweizer Unternehmens Dokumente schnell und sicher übersetzen und in seiner Arbeitssprache überprüfen, ohne überhaupt die Plattform verlassen zu müssen. So können die Revisoren erheblich leichter Beweise aufspüren, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dank Translate können Sie auf kostspielige und zeitraubende externe Tools und Services verzichten und so das Budget und den Zeitaufwand für Revisionen in Grenzen halten. Und weil alle Vorgänge auf Ihrer Arbeitsplattform ablaufen, können Sie die Übersetzungsfunktion in Ihre automatischen Workflows einbinden, ohne dass die Daten die sichere RelativityOne-Arbeitsumgebung verlassen müssen.
Möchten Sie mehr über unsere Übersetzungslösung erfahren? Dann lesen Sie unseren Ratgeber Beginner’s Guide to Service Options in e-Discovery Translation oder setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung, wenn Sie direkt mit Translate loslegen möchten. Mehr Informationen finden Sie auch hier.
Mindy Deneault ist Mitglied des Produktmarketing-Teams bei Relativity.
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