Legal Automation ist der Einsatz von Software und Technologie zur Rationalisierung, Verwaltung und Ausführung juristischer Aufgaben oder Arbeitsabläufe, um die Effizienz zu steigern.
Was ist Legal Automation?
Legal Automation ist der Einsatz von Software zur Automatisierung der manuellen oder routinemäßigen Aufgaben, die Juristen im Rahmen ihrer Tätigkeit ausführen.
Legal Automation zielt vor allem auf den prozessualen Teil der Arbeit eines Juristen ab. Legal Automation ist dazu da, Juristen von geringwertigen Prozessen zu befreien und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Für Juristen kann dies beispielsweise bedeuten, dass die Erstellung von Routineverträgen durch einen vordefinierten Workflow mit freigegebenen Vertragsvorlagen automatisiert wird.
Die Automatisierung von Prozessen ist zwar nicht neu, aber im Kontext eines Berufsstandes, der sich seit der Einführung von E-Mail und Textverarbeitung kaum verändert hat, steckt die Einführung von automatisierten Lösungen für Juristen noch in den Kinderschuhen.
Warum ist Legal Automation so wichtig?
Rechtsabteilungen haben in der Vergangenheit manuelle, isolierte Prozesse verwendet, um typische, tägliche Arbeitsabläufe zu erledigen, die aus mühsamen Verwaltungsaufgaben bestehen. Leider erweist sich dies als zeitaufwändig und birgt zusätzliche Risiken. Legal Automation ermöglicht es Juristen in Unternehmen als auch Rechtsanwaltskanzleien, schneller und präziser zu arbeiten, was sich letztlich positiv auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Außerdem bietet Legal Automation folgende Vorteile:
1. Zugang zu Daten
Wenn Juristen keine zentralisierten Prozesse und Systeme verwenden, sind Informationen und Daten oft uneinheitlich und können verloren gehen, wenn einzelne Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Dies führt zu Engpässen im Unternehmen. Legal Automation bietet über moderne Vertragsmanagement Software wie fynk.com die Möglichkeit, Daten im gesamten Unternehmen gemeinsam und zentral zu nutzen und zu durchsuchen, was eine bessere Transparenz und bessere Analysemöglichkeiten schafft.
2. Weniger Doppelarbeit
Viele juristische Aufgaben wiederholen sich jeden Tag aufs Neue. Legal Automation setzt Software und Technologie ein, um juristische Aufgaben oder Arbeitsabläufe zu rationalisieren, zu verwalten und auszuführen und so die Effizienz zu steigern. Bestes Beispiel ist hierbei die automatisierte Erstellung von fertigen Verträgen über vordefinierte Vorlagen.
3. Geringere Fehlerquote
Der Mensch ist nicht perfekt. Doch leider können kleine Fehler im juristischen Bereich zu großen Problemen führen, sowohl in finanzieller als auch in rechtlicher Hinsicht. Legal Automation setzt Regeln und Parameter durch, um diese Risiken zu minimiern.
4. Bessere Einhaltung der Vorschriften
Innovative Legal Automation Software integriert künstliche Intelligenz (KI), um Benutzer auf Compliance-Probleme aufmerksam zu machen und vorgegebene Branchen-, Regulierungs- und Rechtsanforderungen einzuhalten.
5. Mehr Zeit für hochwertige Tätigkeiten
Legal Automation ermöglicht es Juristen schneller und intelligenter zu arbeiten und sich auf strategischere und wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, indem sie sich wiederholende, nicht verrechenbare Arbeiten eliminiert. Dies führt zu besseren Kundenbeziehungen und sogar zu höheren Einnahmen.
Arten der Legal Automation
Zu den Kategorien von Aufgaben, die in den letzten Jahren durch Legal Automation abgedeckt wurden, gehören unter anderem:
1. Elektronische Unterzeichnung von Verträgen
Das Aufkommen der gesicherten, allgemein anerkannten elektronischen Unterschrift hat zu allgegenwärtigen digitalen Verträgen geführt, von denen ein Großteil automatisiert werden kann.
2. Automatisierung von Verträgen
Rechtsvereinbarungen mit geringer Komplexität sind reif für die Automatisierung, und schlanke Rechtsteams entscheiden sich häufig für die Einführung von Workflows zur Vertragsautomatisierung.
3. Vertragsprüfung
Rechtsteams, die mit eine großen Anzahl von PDF- oder Word-Verträgen konfrontiert sind, die unstrukturierte Daten enthalten, wenden sich häufig an Anbieter von KI-Vertragsprüfungen, um herauszufinden, was in ihren Verträgen steht.
4. Automatisierte Arbeitsabläufe
No-Code-Automatisierungsprogramme helfen Juristen dabei, verschiedene manuelle Prozesse miteinander zu verknüpfen, um gemeinsame Arbeitsabläufe skalierbar zu machen. Dabei kann es sich beispielsweise um die Aufnahme und Sichtung neuer Anfragen handeln, die dabei helfen, Rechtsangelegenheiten die richtige Priorität zuzuweisen.
5. Automatisiertes Risiko- und Compliance-Management
Es gibt verschiedene Lösungen zur automatisierten Überwachung und Kontrolle der Risiko- und Compliance-Belastung eines Unternehmens, insbesondere in stark regulierten Branchen.
6. Vertragsmanagement
Die Verwaltung von Verträgen nach der Unterzeichnung kann sowohl für große als auch für skalierende Unternehmen ein ernstes Problem darstellen. Die Automatisierung dieses Prozesses ist eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen und Risiken zu verringern.
Konkrete Use-Cases für Legal Automation
Nachfolgend einige konkrete Beispiele wie Legal Automation in der Praxis zur Anwendung kommen kann:
- Legal Automation für Vertragserstellung: Generieren von Standarddokumente wie NDAs, ADVs, Arbeitsverträge, Mietverträge etc. mit einem automatisierten Workflow zur Erstellung dieser Verträge auf Basis von vordefinierten Vorlagen.
- Legal Automation für Vertragsbearbeitung: Automatisierung und Zentralisierung von Genehmigungsprozessen für die Freigabe von Verträgen, Prüfung und Bearbeitung von Verträgen und elektronische Unterschrift von Verträgen.
- Legal Automation für Massenverträge: Erstellen, signieren und erfassen von hunderten von fehlerfreien Verträgen in Minutenschnelle in einem zentralen Vertragsmanagementsystem
- Legal Automation für Vertragsverhandlung: Rationalisieren und vereinfachen des internen und externen Abstimmungsprozesses von Verträgen über eine einfache, zentrale Legal Automation Plattform, um Geschäftsabschlüsse schneller über die Bühne zu bringen.
- Legal Automation für Verwaltung des Vertragslebenszyklus: Standardisieren und rationalisieren des gesamten Vertragslebenszyklusprozess in einer Software um die Fristen von Verträgen und der aktuellen Status immer im Blick zu haben.
- Legal Automation für Compliance: Durch den Einsatz einer zentralen Vertragsmanagement Software können sämtliche Risiken aus Verträgen immer im Blick behalten werden bzw. das Erkennen von Vertragsrisiken durch das Auslesen von Verträgen mit KI erst ermöglicht werden.
Legal Automation ersetzt keine Juristen
Software für Legal Automation arbeitet auf der Grundlage strenger Regeln. In vielen Situationen sind sie auf menschliche Eingaben angewiesen: Wenn sich Prozesse ändern, wenn es um eine Ausnahme von der Regel geht, wenn echter, menschlicher Kontakt erforderlich ist etc. Legal Automation ist wie ein Werkzeug. Wenn es richtig eingesetzt wird, kann es enorm hilfreich sein, aber es wird nicht jede Aufgabe übernehmen können, und ohne regelmäßigen Input von Menschen wird es nicht weit kommen. Aus diesem Grund ergänzen sich die Kompetenzen von Juristen und Software für Legal Automation sehr gut und sorgen für effizientere als auch effektivere Ergebnisse.
Einstieg in die Welt der Legal Automation
Wie bei den meisten Prozessänderungen ist es auch bei der Legal Automation am besten, Schritt für Schritt anzufangen. Riesige Implementierungen neuer Technologien, die aus dem Nichts kommen, haben ein hohes Risiko zu scheitern. Empfehlenswerter ist es, ein Pilotprojekt zu wählen und mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, um mit dieser kleinen Prozessverbesserung schnell einen Nutzen zu erzielen. Wenn dies gut funktioniert, kann der Ansatz skalieren und die Prozesse in großem Umfang umgestaltet werden.
Wenn Sie bereit sind, in die Welt der Legal Automation einzusteigen, melden Sie sich bei uns: www.fynk.com
